– какие новые формы документов включены в УСОРД;
– какие формы исключены;
– какие формы подверглись изменениям.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации). В состав УСОРД входят:
– СТБ 6.38-2016;
– классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов (далее – ОРД) и пояснительная записка по его применению;
– альбом унифицированных форм ОРД.
Приказом № 41 была утверждена новая редакция УСОРД. Новая редакция УСОРД нацелена на отражение действующего законодательства и на восполнение пробелов и недочетов предыдущей редакции. Формы, содержащиеся в новой редакции, будут полезны в работе организаций, в т.ч. и их кадровых служб.
Документы по административно-хозяйственным вопросам
В новую редакцию УСОРД были включены формы приказа по административно-хозяйственным вопросам и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Это восполнило пробел среди форм приказов и распоряжений, входящих в состав УСОРД, поскольку ранее в нем были только формы приказов по основной деятельности и по личному составу, несмотря на то что приказы и распоряжения подразделяются на 3 вида: по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (часть первая п. 98 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО!
Несмотря на включение в УСОРД формы приказа (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам, к таковым не будут относиться приказы и распоряжения, отражающие административно-хозяйственные виды деятельности в организациях, для которых эти виды деятельности являются основными. В таком случае должен оформляться приказ по основной деятельности.
Должностные и рабочие инструкции
Поскольку во внесенных в ТК изменениях нашло отражение разграничение понятий «должность» и «профессия», то было введено понятие «профессия рабочего» и разграничены понятия «профессия рабочего» и «должность служащего». Поэтому вместо существовавшей ранее одной должностной инструкции были установлены 2 вида инструкций для работников: должностная и рабочая инструкция. Соответствующие изменения были внесены в УСОРД .
Документация по переводу (перемещению)
В новой редакции УСОРД отражено разделение приказов и распоряжений о переводе (перемещении) на приказы и распоряжения о переводе и о перемещении соответственно. Акцентирование внимания на их неравнозначности позволяет исключить путаницу между этими двумя понятиями.
Справочно:
под переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки).
Справочно:
под перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором.
Согласно последним изменениям в ТК также возможны различные варианты перевода, поэтому могут составляться, например, приказы о временном переводе или о переводе на другую постоянную работу.
Наложение дисциплинарного взыскания
Вместо формы акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания в УСОРД была включена форма акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания. Это также связано с изменениями, внесенными в ТК и расширившими перечень документов, которыми может оформляться дисциплинарное взыскание (ст. 199 ТК). Дополнительно к широко используемым приказу и распоряжению (формы которых присутствуют в УСОРД) дисциплинарное взыскание можно оформлять протоколом и постановлением, формы которых из-за своей специфики в УСОРД не внесены.
Еще один пробел был восполнен путем дополнения УСОРД формой акта об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины. До применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. Отказ работника от дачи объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (ст. 199 ТК).
Прием на работу и изменение трудовых отношений
По тексту УСОРД (в формы подсистем «Документация по приему на работу» и «Документация по оформлению изменений трудовых отношений») изменены указания на оплату труда согласно изменениям, внесенным в ТК. В формах документов слова «тарифная ставка (оклад)» были заменены на «тарифная ставка (тарифный оклад)».
Отзыв из отпуска
В УСОРД были внесены 2 формы документов, позволяющих восполнить пробелы в документальном оформлении процедуры отзыва из отпуска: докладная записка об отзыве из отпуска и уведомление работнику об отзыве из отпуска.
С использованием формы докладной записки об отзыве из отпуска предлагается доводить до сведения руководителя обоснования отзыва из отпуска. Это важно в т.ч. потому, что обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, могут определяться коллективным договором. Уведомление, в свою очередь, будет служить доказательством предложения об отзыве из отпуска работнику, поскольку отзыв возможен только при его согласии.
Документы при создании, реорганизации и ликвидации организации
Подвергся корректировке блок документов, составляемых при создании, реорганизации и ликвидации организации (подсистемы УСОРД «Документация по созданию организации», «Документация по реорганизации организации» и «Документация по ликвидации организации»).
Наименования документов (приказов, протоколов и решений) были изменены в пользу отражения порядка создания, реорганизации и ликвидации организации и участников (лиц или органа), осуществляющих данные процедуры. Это вызвано тем, что в законодательстве не во всех случаях определен вид документа и соответственно порядок и участники этих действий. В новой редакции УСОРД отражено, что если решение о создании организации принимается двумя и более учредителями, то оно оформляется протоколом, если собственником имущества – то решением. Указано также, что при ликвидации субъекта хозяйствования ликвидационная комиссия назначается собственником, учредителями, участниками или органом юридического лица.
Исключены следующие формы документов:
1) письмо об изготовлении печатей и штампов. Вместо данной формы в УСОРД включено заявление об изготовлении печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Изготовление печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь в мастерских производится на основании заявления (абз. 2 части второй п. 7 Инструкции № 189);
2) положение об организации;
3) устав организации.
Исключение форм устава и положения вызвано объемом данных документов и их разнообразием для субъектов разной организационно-правовой формы, определением формы и структуры данных документов в действующем законодательстве, а также тем, что данные документы в ряде случаев являются нормативными правовыми актами, что делает оправданным их исключение из УСОРД;
4) акт о ликвидации организации. Исключение данной формы определено тем, что согласно гражданскому законодательству основным документом, составляемым ликвидационной комиссией, является ликвидационный баланс и составление акта в данном случае излишне.
Что необходимо сделать?
Если в организации разработаны унифицированные формы документов (включаются в табель унифицированных форм документов организации) и (или) формы и образцы документов представлены в приложениях к инструкции по делопроизводству организации, то нужно не забыть разработать новые формы, откорректированные в соответствии с новой редакцией УСОРД.
