Ответ: Переход работника на удаленку - это изменение существенных условий труда) (ч. 2 ст. 32 ТК, комментарий Минтруда и соцзащиты). И если инициатива исходит от нанимателя, то ему придется соблюсти нормы ст. 32 ТК. В частности, обосновать изменение существенных условий труда производственными, организационными или экономическими причинами, предупредить работника об этом письменно не позднее чем за месяц, получить его согласие. Если же инициатива исходит от работника, который подает нанимателю соответствующее заявление, произвести изменение существенных условий труда будет гораздо быстрее и проще.
1. Получаем заявление от работника
Сначала работник пишет заявление в произвольной форме. В нем желательно указать, на какой срок он просит перевести его работать удаленно, а также причины, по которым работник хочет работать дистанционно.
Пример формулировки заявления:
1. "В связи с распространением коронавирусной инфекции COVID-19 прошу разрешить мне исполнять свои трудовые обязанности с 20.04.2020 по 30.06.2020 дистанционно".
Заключаем с работником дополнительное соглашение к трудовому договору
При переводе работника на удаленную работу необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в трудовой договор. Для этого нужно оформить и заключить к нему дополнительное соглашение.
Так, в дополнительном соглашении к трудовому договору при переходе на дистанционный труд нужно обязательно отразить (ч. 3 ст. 307-1, ч. 1, 3, 5 ст. 307-2, ч. 2 ст. 307-4 ТК):
- условия обмена между нанимателем и работником электронными документами или сообщениями в электронном виде (в том числе СМС, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора;
- то, что работа является дистанционной;
- порядок и сроки обеспечения работника необходимыми для исполнения трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
- порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе;
- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов;
- способы и периодичность рабочих контактов работника с нанимателем;
- режим рабочего времени и времени отдыха работника (если он меняется) либо указание на то, что данные условия работник определяет самостоятельно;
- условие об организации учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня.
В дополнительном соглашении к трудовому договору при пеходе на дистанционную работу можно предусмотреть (ч. 2 ст. 307-2, ст. 307-3 ТК):
- дополнительное условие об обязанности работника использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем;
- обязанность нанимателя ознакомить дистанционного работника с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем (если работник будет фактически использовать в работе указанные оборудование и средства), а также другие обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.
Заключение трудового договора с дистанционным работником возможно только при личном его присутствии. Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника (ч. 1 ст. 307-2 ТК). Так как в рассматриваемом случае работник только переходит на дистанционную работу, т.е. еще не является дистанционщиком, что для подписания дополнительного соглашения о переходе на дистанционную работу ему нужно присутствовать лично.
Каждую страницу дополнительного соглашения необходимо пронумеровать и подписать (работнику и нанимателю либо уполномоченному им должностному лицу). Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится у нанимателя (ч. 1 ст. 18 ТК).
Издаем приказ и ознакомляем с ним работника
Наниматель должен оформлять изменения условий трудового договора с работником приказом и объявлять его работнику под подпись (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК). Таким образом, на основании дополнительного соглашения к трудовому договору нанимателю необходимо издать соответствующий приказ (о переходе на дистанционную работу).
При его составлении необходимо соблюдать требования правил делопроизводства: Инструкцию по делопроизводству, СТБ 6.38-2016. Данный приказ по сути является приказом об изменении условий трудового договора (контракта). Следовательно, относится к приказам по личному составу. Его регистрационный номер дополняется литерой "к", т.к. срок хранения такого приказа в организации составляет 75 лет (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству, подп. 21.3 п. 21 Перечня N 140).
